Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus
Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden sekä hallinnon avoimuuden toteuttamiseksi. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kansalaisten on helpompi kohdentaa tietopyyntönsä.
Innovaatiorahoituskeskus Business Finland ja Business Finland Oy muodostavat tiedonhallintayksikön.
Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 8§). Innovaatiorahoituskeskus Business Finlandin asiakirjat ovat pääosin julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista. Business Finland Oy:n asiakirjat ovat julkisuuslain alaista sen käyttäessä julkista valtaa (Business Finland Oy:n rahoitustoiminta).
Asiarekisteri
Business Finland ylläpitää rekisteriä vireille pannuista asioista ja niihin liittyvistä asiakirjoista asian- ja dokumenttienhallinnan järjestelmällä. Tietoa voi hakea esim. asian tai asiakirjan nimellä, aikarajauksilla sekä laatija/lähettäjätiedoilla.
Tietovarannot
Tietovarannoilla tarkoitetaan tehtävien hoidossa syntyneiden tietoaineistojen kokonaisuutta.
Fyysiset tietovarannot
- Tekesin paperiarkisto 1983-2009
Sähköiset tietovarannot
- Tekesin ja vuodesta 2018 alkaen Innovaatiorahoituskeskus Business Finlandin sähköinen arkisto 2010-
- Business Finland Oy:n sähköinen arkisto (rahoitus) 2019-
Tietoaineistot |
Hakusanat |
| Yleishallinnon ja ohjauksen tietoaineistot | Strategia Tulosohjaus Vuosikertomus Johtokunnan/ Johtoryhmän kokousmuistiot Lausunnot Vaikuttavuusraportti |
| Henkilöstöpalveluiden tietoaineistot | Hakijat avoimiin virkoihin Nimityspäätös virkaan Nimitysmuistio Tarkentava virkaehtosopimus ja työehtosopimus (Rahoituskeskus) |
| Talouden tietoaineistot | Toimintakertomus Tilinpäätös Toiminta- ja taloussuunnitelma (TTS) |
| Rahoituksen tietoaineistot | Rahoituksen tietoaineisto verkossa (maksettu ja myönnetty rahoitus, julkisen tutkimuksen ja ohjelmiin kuuluvien yritysprojektien tietoja) Vanha aineisto: Organisaation nimi, projektin nimi |
| Ohjelmatoiminnan tietoaineistot | Ohjelman nimi tai aihealue |
| Kansainvälisen yhteistyön tietoaineistot | Sopimusosapuoli Maa EU Eurooppalaiset ohjelmat |
| Viestinnän tietoaineistot |
Yhteystiedot tietopyyntöjen tekemiseen
Tietopyynnöt Business Finlandin kirjaamoon joko sähköpostiosoitteeseen kirjaamo (at) businessfinland.fi tai suojapostilla.
Tiedot pyritään toimittamaan sähköisessä muodossa kahden viikon sisällä pyynnöstä. Jos tietopyyntö vaatii paljon selvitystyötä, toimitetaan aineisto viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä. Tarvittaessa autamme tarkentamaan tietopyyntöä. Aineistot vuosilta 1983-2009 ovat arkistoitu paperimuodossa. Näitä aineistoja ei anneta lainaan vaan niihin voi tutustua erikseen sovitusti paikan päällä.
Julkiset tiedot toimittaa Business Finlandin kirjaamo, mutta epäselvissä tapauksissa pyynnön käsittelee Business Finlandin julkisuusasioista vastaava juristi yhdessä substanssin vastuuhenkilön kanssa. Kun tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Mikäli pyyntö kohdistuu salassa pidettävään asiakirjaan, voidaan tieto luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä.
Business Finlandin rahoittamaan projektiin liittyviä palkkaerittelylomakkeita voidaan luovuttaa ainoastaan projektin vastuulliselle johtajalle tai henkilölle, jolla on kaupparekisteriin merkitty yrityksen yksin edustusoikeus. Mikäli yrityksenne muut työntekijät tai yrityksenne ulkopuoliset henkilöt tarvitsevat palkkaerittelylomakkeita, näissäkin tapauksissa palkkaerittelylomakkeet luovutetaan joko projektin vastuulliselle johtajalle tai henkilölle, jolla on kaupparekisteriin merkitty yrityksen yksin edustusoikeus. Lomakkeet luovutetaan salatun sähköpostiviestin liitteenä, joten viestin voi välittää tarvittaessa eteenpäin muille henkilöille avaamatta liitteitä.
Tietosuoja-asetuksen mukaiset pyynnöt
Kun henkilö/rekisteröity haluaa tarkistaa, käsitelläänkö häntä koskevia tietoja ja jos käsitellään, missä laajuudessa, voi tarkistuspyynnön tehdä lomakkeella https://secure.businessfinland.fi/tarkistus. Pyynnöt tallennetaan asianhallintaan rajatuin käyttöoikeuksin pyyntöihin vastaamisen seurantaa varten. Käytössäsi on myös osoite tietosuoja (at) businessfinland.fi yleisempiä tietosuojaan liittyviä kysymyksiä varten.