Direktiv för projektstart och kostnadsuppföljning

Beslutet träder i kraft när ni har godkänt beslutet och dess finansieringsvillkor. Godkänn finansieringsbeslutet inom den tidsfrist som nämns i beslutet. Information om beslut som väntar på godkännande ges under "Ärenden som väntar på godkännande" på nätservice förstasida. Om särskilda villkor har ställts upp för att beslutet ska träda i kraft, syns godkännandet som en öppen åtgärd först när villkoren har uppfyllts. 

Om du har en i handelsregistret antecknad rätt att ensam företräda företaget, ska du godkänna beslutet i nätservicen. Din rätt att teckna företagets firma kontrolleras i handelsregistret när du loggar in via Suomi-fi-identifiering. Du kan korrigera ditt företags handelsregisteruppgifter genom att kontakta Patent- och registerstyrelsen.

Godkänn beslutet i nätservice

Godkänn finansieringsbeslutet med formuläret när du inte har en i handelsregistret antecknad rätt att ensam företräda företaget. Glöm inte att meddela kontonumret. Om det finns fler än två undertecknare på formuläret kan du lägga till fler signaturrader genom att ta bort skyddet för tabellen i Excel-menyfliksområdet från menyraden Kontrollera > Ta bort skyddet för tabellen. 

Skicka formuläret till registatorskontoret med krypterad e-post

Om ni inte tar emot finansieringen ska ni meddela om det till Business Finlands registratorskontor.

Begäran om rättelse

Om du är missnöjd med ett beslut kan du begära rättelse. Beslutet innehåller anvisningar för begäran om rättelse.

Beslutet träder i kraft när ni har godkänt beslutet och dess finansieringsvillkor. Godkänn finansieringsbeslutet inom den tidsfrist som nämns i beslutet. Information om beslut som väntar på godkännande ges under "Ärenden som väntar på godkännande" på nätservice förstasida. Om särskilda villkor har ställts upp för att beslutet ska träda i kraft, syns godkännandet som en öppen åtgärd först när villkoren har uppfyllts. 

Forskningsinstitutioner, universitet och yrkeshögskolor godkänner alltid finansieringsbeslut i Business Finlands nätservice. För att det ska vara möjligt att godkänna beslutet måste forskningsorganisationens godkännare av finansieringsbeslut ha tillräckliga rättigheter till projekten i nätservice.

För att upprätthålla rättigheterna ska forskningsorganisationerna sammanställa en lista över de personer som med anledning av sitt arbete eller andra befogenheter har rätt att godkänna beslut för finansieringsmottagarens räkning och skicka den till Business Finlands registratorskontor (kirjaamo(at)businessfinland.fi). En uppdaterad lista skickas alltid när uppgifterna ändras.

Godkänn beslutet i nätservice

Om ni inte tar emot finansieringen ska ni meddela om det till Business Finlands registratorskontor.

Begäran om rättelse

Om du är missnöjd med ett beslut kan du begära rättelse. Beslutet innehåller anvisningar för begäran om rättelse.

Finansieringsbeslutet träder i kraft när eventuella särskilda villkor som ställts för beslutet att träda i kraft är uppfyllda och finansieringsmottagaren har godkänt finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren i nättjänsten. Den som godkänner beslutet ska ha officiell rätt att representera organisationen.

Finansieringsmottagaren bemyndigar en person som är anställd hos finansieringsmottagaren eller har en ansvarsställning i organisationen att vara ansvarig projektledare. Den ansvariga projektledaren ansvarar för projektrapporteringen.

Gå även igenom finansieringsbeslutet och dess bilagor med den som är ansvarig för ditt företags redovisning (redovisningsbyrå, internrevisor) och revisorn.

Projektbokföring och arbetstidsuppföljning

Finansieringsmottagaren måste organisera sin projektbokföring på ett sådant sätt att kostnaderna för projektet kan identifieras och deras koppling till redovisningen och rapporterade kostnader lätt kan verifieras.

Om finansieringsmottagaren är ett utländskt företag ska produktionskoordinatorn även ordna projektbokföring enligt finansieringsvillkoren. Avtalet mellan finansieringsmottagaren och produktionskoordinatorn ska innehålla en klausul där produktionskoordinatorn förbinder sig att även Business Finland ska ha rätt att granska produktionskoordinatorns verksamhet och dess bokföring. 

Finansieringsmottagaren kan redovisa kontantlöner utan att spåra arbetstid om den som arbetar i projektet endast arbetar för AV-produktionsincitamentprojektet. Om finansieringsmottagaren samtidigt får annan finansiering från Business Finland, måste alla som arbetar med flera projekt föra timarbetstid för den överlappande perioden. De arbetade timmarna ska varje månad fördelas på de dagar då arbetet utfördes.

Godtagbara kostnader

Kostnader som uppkommit under projektets löptid godkänns för projektet. Verifiera projektets varaktighet från finansieringsbeslutet. Fakturan kan dateras efter projektets varaktighet, så länge utgiften har uppkommit under projektets varaktighet. Av de kostnader som uppkommit efter projektets löptid kan endast de som uppkommit för revisionsrapporten accepteras.

Godtagbara kostnader inkluderar inköp av varor och tjänster relaterade till produktionen av audiovisuella verk i Finland, samt uthyrning av utrustning och lokaler från företag som är skattskyldiga i Finland, inklusive förproduktionsfasen och efterproduktionen. Acceptabla kostnader är också kostnader som uppkommit i Finland som orsakats av att verken gjorts lättare för handikappade personer. 

Ett köp som beställts för genomförande av produktion innan finansieringsansökan lämnas in kan endast godkännas om beställningsavtalet eller kontraktet innehåller ett villkor om att köpet hävs om finansieringsbeslutet är negativt. Även då är kostnader endast stödberättigande från tidigast inlämnande av finansieringsansökan.

Upphandlingslagen gäller inte för upphandling inom den audiovisuella branschen då det gäller tjänsteleverantörens anskaffning som hänför sig till inköp av programmaterial, utveckling, produktion eller samproduktion.

Projektrapportering

Du ska bifoga en revisionsrapport till varje projektdelrapport samt den kostnadsspecifikation som bifogades ansökan kompletterad med en redogörelse över uppkomna utgifter under rapporteringsperioden. Kom ihåg att också fylla i bladet ’List of names’! Eftersom en redovisningsrapport krävs vid varje avräkning av incitamentet är det av vikt att revisorn hålls uppdaterad så fort produktionen inletts.

Läs mer om finansieringsvillkoren

I finansieringsvillkoren finns detaljerade instruktioner om projektbokföring och kostnadsuppföljning. Finansieringsvillkoren för ditt projekt finner du i nätservicen.

Logga in i nätservicen

Finansieringsbeslutet träder i kraft när eventuella särskilda villkor som ställts för beslutet att träda i kraft är uppfyllda och finansieringsmottagaren har godkänt finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren i nättjänsten. Den som godkänner beslutet ska ha officiell rätt att representera organisationen.

Finansieringsmottagaren bemyndigar en person som är anställd hos finansieringsmottagaren eller har en ansvarsställning i organisationen att vara ansvarig projektledare. Den ansvariga projektledaren ansvarar för projektrapporteringen.

Business Finlands finansieringsexpert och finansinspektör kommer att gå igenom detaljerna om projektgenomförande och övervakning med dig vid startmötet. Under NIY-projektets gång ska villkoren i det första finansieringsbeslutet uppfyllas under hela projektet.

• Läs instruktionerna för genomförande och uppföljning av kostnaderna (NIY)
• Läs instruktionerna för genomförande och uppföljning av kostnaderna (DTA) (på engelska)
• Bekanta dig med Statskontorets villkor då finansieringen utgörs av ett lån

Projektbokföring och arbetstidsuppföljning

Finansieringsmottagaren måste organisera sin projektbokföring på ett sådant sätt att kostnaderna för projektet kan identifieras och deras koppling till redovisningen och rapporterade kostnader lätt kan verifieras.

Finansieringsmottagaren kan redovisa kontantlöner utan att spåra arbetstid om den endast får NIY-finansiering från Business Finland. Om finansieringsmottagaren samtidigt får annan finansiering från Business Finland, måste alla som arbetar med båda projekten föra timarbetstid för den överlappande perioden. De arbetade timmarna ska varje månad fördelas på de dagar då arbetet utfördes.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppkommit under den projekttid som anges i finansieringsbeslutet godkänns för projektet. Fakturan kan dateras efter projektets löptid, så länge utgiften har uppkommit under projektets löptid och fakturan betalas innan kostnaderna rapporteras till Business Finland. Verifiera projektets varaktighet från finansieringsbeslutet. Av de kostnader som uppkommit efter projektets löptid kan endast de som uppkommit för revisionsrapporten accepteras.

Kostnader som uppkommit efter det att 8 år har förflutit från företagets etablering eller start av verksamhet som anses vara i ett tidigt skede kan inte godtas för projektet.

Penninglöner

Finansiären kan som lönekostnad acceptera alla kontanta löner som omfattas av källskatt enligt planen. Prestationsbonus och andra liknande poster kan också regleras om de blivit en integrerad del av finansieringsmottagarens löneutbetalning.

Anskaffning

Kostnader från ett företag som tillhör samma grupp kan godtas om ett särskilt villkor har införts i beslutet. Köp från andra intresseföretag accepteras inte.

Ett köp som beställts för genomförande av projektet innan finansieringsansökan lämnas in kan endast godkännas om beställningsavtalet eller kontraktet innehåller ett villkor om att köpet hävs om finansieringsbeslutet är negativt. Även då är kostnader endast stödberättigande från tidigast inlämnande av finansieringsansökan.

Kostnader från ett företag som tillhör samma koncern får godkännas om ett särskilt villkor finns med i beslutet. Köp från andra anslutna företag accepteras inte.

Om du avser att köpa tjänster från ett företag som tillhör samma koncern ska du informera dem om skyldigheten att följa arbetstiden och föra projektbokföringen.

Läs mera om intresseinköp

Läs mer om finansieringsvillkoren

I finansieringsvillkoren finns detaljerade instruktioner om projektbokföring och kostnadsuppföljning. Finansieringsvillkoren för ditt projekt finner du i nätservicen. 

Logga in i nätservicen

Projektstart

Ni kan tidigast inleda projektet den dag då finansieringsbeslutet fattats. Den tidtabell som nämns i stödbeslutet skall följas. Om du behöver ändra schemat, gör en ansökan om projektandring.

Organisera projektbokföreningen genast från starten så att projektets kostnader kan specificeras och hänföras till bokföringen utan svårigheter.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppkommit under projektets livstid accepteras. En faktura kan emellertid vara daterad efter projektets avslutning såvida utgiften uppkommit under dess livstid. Kostnaderna för revisionsberättelsen är de enda kostnaderna som kan godkännas även om de uppkommit efter utgången av projektets livstid. Försäkra dig om projektets livstid i finansieringsbeslutet.

Kostnader som är acceptabla för utredningsprojekt är hyrorna för de apparater och maskiner som är nödvändiga för att projektet kan genomföras i den mån kostnaderna inte överstiger 10 procent av projektets acceptabla kostnader. De acceptabla projektkostnaderna uppkommer främst ur utlägg för underleverantörer. Noggrannare uppgifter finns i finansieringsvillkoren.

Acceptabla projektkostnader är anskaffningskostnader för maskiner, apparater, byggnader och övriga anskaffningskostnader för övriga investeringar inom Investeringsprojektet för Energistöd. I avsnittet Anskaffning av apparatur finns noggrannare uppgifter. Acceptabla kostnader för investeringsprojekt omfattar också förberedelse- och planeringskostnader i den mån de inte överstiger 20 procent av projektets acceptabla kostnader.

Ifall avsikten är att köpa upphandlingstjänster från intressebolag ska detta uppges i skyldigheterna för arbetstidsuppföljningen och projektbokföringen.

Läs mera om intresseinköp

Om antalet inköpsfakturor i projektet inte överstiger fem, kan revisorns revisionsrapport som lämnas med den slutliga redogörelsen ersättas med ett utdrag från huvudboken från projektkontona, kopior av inköpsfakturor och betalningskvitton som visar att fakturorna har betalats. Revisionsrapporten måste emellertid lämnas när kontantlön eller inköp krediteras projektet inom koncernen eller från ett intressebolag.

Projektstart

Ordna projektredovisningen omedelbart i början av projektet så att kostnaderna för mässavdelningen som projektet ådrar sig kan identifieras och deras koppling till redovisningen lätt kan verifieras. Detta gäller inte andra beräknade stödberättigande kostnader för projektet.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Undantaget är registrerings- och bokningskostnader förknippade med mässor, som kan accepteras även om kostnaderna uppstår innan bidragsansökan lämnas in. Observera att fakturan också kan dateras efter projektets varaktighet så länge utgifterna har uppstått under projektet. Bekräfta giltighetsperioden för finansieringsbeslutet från finansieringsbeslutet.

Betydande kostnader för företagets mäsställ accepteras för de tjänster som köpts för projektet:

• registrering och bokningskostnader
• arealkostnader
• design- och dekorationskostnader
• tekniska beställningar som el och städning
• hyrda strukturelement
• monterings- eller byggkostnaderna för utställningsstället
• (fraktkostnader tur och retur för produktet som presenteras på mässavdelningen i projekt för vilka finansieringsbeslut fattats före 2025).

I de kreativa sektorerna (till exempel musikbranschen eller den audiovisuella sektorn) kan projekt undantagsvis också stödjas som inte medför några kostnader för utställningsstället, men främst för registrering, boende och resekostnader.

Inköp från intressebolag

Tjänster som köps inom samma koncern eller från andra intresseföretag är i regel inte godtagbara kostnader.

Läs mer om intresseinköp

Kalkylerad utgift av övriga kostnader

Övriga mässkostnader för ditt företag kan accepteras till en koefficient som inte överstiger 20% av den totala kostnaden för ovan nämnda mässavdelningskostnader. Denna tillskrivna övriga kostnader kan till exempel inkludera resor, frakt- och tolkningskostnader, kostnaderna för en potentiell konsult /administratör och marknadsföringskostnader relaterade till mässor, såsom presentationsvideor, broschyrer, visitkort och rollups.

Projektstart

Ordna projektredovisning i början av projektet så att inköpstjänstkostnaderna för projektet kan identifieras och att deras koppling till redovisningen enkelt kan verifieras. Detta gäller inte andra beräknade stödberättigande kostnader för projektet.

Företagsgruppen är överens om fördelningen av kostnaderna för det gemensamma projektet mellan företagen. För varje företag accepteras endast deras andel av de köpta tjänsterna.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet så länge utgifterna uppstår under projektet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Projektet accepterar kostnaderna för experttjänster som köpts för att stödja företagets internationalisering. Dessutom accepteras andra kostnader upp till 20% av mängden köpta tjänster.

Tjänster som köps från koncernföretag eller andra intresseföretag är inte acceptabla.

Läs mer om intresseköp

Projektstart

Organisera projektredovisningen genast från projektstarten så att kostnaderna för inköpstjänster kan specificeras och enkelt anslutas till redovisningen. Detta gäller inte övriga beräknade acceptabla kostnader för projektet.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet så länge utgifterna uppstår under projektet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Business Finland kan acceptera kostnaderna för experttjänster som köpts för att stödja företagets internationalisering. Av en total arbetstidslön som betalas ut till en person kan projektet krediteras dess andel. Lönekostnader accepteras inte i projekt för vilka finansieringsbeslutet fattats före 2023 eller för ansökningar inkomna i början av 2025.

I finansieringsbeslut som fattas på ansökningar inkomna före 2025 kan endast koncerninterna intresseinköp accepteras som intresseköp. Om projektet utför upphandling från ett intresseföretag, se: Inköp från koncern- och intresseföretag. I finansieringsbeslut som fattas på ansökningar inkomna från början av 2025 är tjänster som köps inom samma concern och från andra intresseföretag i regel inte godtagbara kostnader.

I finansieringsbeslut som fattas på ansökningar inkomna före 2025 ingår programvara, molntjänster, resekostnader samt material och förnödenheter som krävs för projektet i den uppskattade posten för övriga kostnader, till högst 20% av summan av löner och inköpstjänster. I finansieringsbeslut som fattas på ansökningar inkomna från början av 2025 beräknas det beräknade beloppet för övriga kostnader, högst 20%, från summan av köptjänster, precis som i projekt för vilka finansieringsbeslut fattats före 2023.

Projektstart

Organisera projektredovisning direkt i början av projektet så att projektkostnader kan identifieras och deras koppling till redovisning enkelt kan verifieras. Detta gäller inte andra beräknade stödberättigande kostnader för projektet.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet så länge utgifterna uppstår under projektet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Projektet accepterar lönekostnaderna för den person som anställs, inklusive bikostnader, samt eventuella resekostnader för de första 6-12 månaderna. Personalbikostnaderna får uppgå till 30 procent av lönekostnaderna. Resekostnader täcks av en uppskjuten post av övriga kostnader, som inte får överstiga 20% av lönekostnaderna.

Tjänster som köps från koncernföretag eller andra intresseföretag är inte stödberättigande kostnader.

Läs mer om intresseinköp

Projektstart

Organisera projektredovisning direkt i början av projektet så att projektkostnader kan identifieras och deras koppling till redovisning enkelt kan verifieras. Detta gäller inte andra beräknade stödberättigande kostnader för projektet.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Köp från ett intresseföretag

Om inköpstjänsterna ska köpas från ett intresserat företag måste detta informeras om skyldigheten att övervaka arbetstid och projektredovisning.

Läs mer om intresseinköp

Projektrapportering

Mottagaren måste i samband med rapporteringen ange om lönerna för personer som kommer till Finland från utlandet eller personer som arbetar utomlands krediteras projektet. Information om utländska löner anges i lönespecificeringsformuläret.

Utöver den rapport som gjorts i transaktionstjänsten måste stödmottagaren förse Business Finland med tillräcklig information för rapportering till EU-kommissionen (statligt stödsystem SA.54809 (2019 / N) som godkänts av Europeiska kommissionen, avsnitt 3.3.4 Rapporteringsskyldigheter ).

Projektkoordinatorn rapporterar årligen till EU-kommissionen om framstegen och resultaten av det parallella projektpaketet per arbetspaket.

Läs mer om rapportering

Projektstart

Vid startmötet kommer Business Finlands finansieringsexpert att granska detaljerna relaterade till genomförandet och övervakningen av projektet.

Ordna projektredovisning i början av projektet så att kostnaderna för projektet kan identifieras och att anslutning av kostnaderna till redovisningen enkelt kan verifieras. Bifoga till den första delrapporten en beskrivning av hur din projektredovisning och tidsspårning uppfyller kraven i finansieringsvillkoren.

Granska också finansieringsbeslutet med den person som är ansvarig för ditt företags konton (bokföringsbyrå, egen revisor).

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen kan accepteras, även om de uppstår efter projektperioden. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Stödberättigande kostnader för driftstöd för innovationskluster är personal- och administrationskostnader relaterade till de aktiviteter som nämns i finansieringsvillkoren.

Köpta tjänster som är direkt relaterade till klusterorganisationens aktiviteter enligt projektplanen kan accepteras som projektkostnader.

Investeringsstöd kan också beviljas för byggande eller förbättring av innovationskluster. Stödberättigande kostnader för dessa projekt är kostnader relaterade till investeringar i materiella och immateriella tillgångar.

Köp från ett intresseföretag

Om inköpstjänsterna ska köpas från ett intresseföretag måste detta informeras om skyldigheten att övervaka arbetstid och projektredovisning.

Läs mer om intresseinköp

Acceptabla kostnader

• Bidraget är avsett för inköp av en experttjänst relaterad till innovationsaktiviteter från den tjänsteleverantör som anges i beslutet.
• Endast inköp som gjorts under projektets livstid kan accepteras.
• Med innovationsaktivitet avses alla åtgärder genom vilka ett företag utvecklar sina produkter, tjänster eller processer eller förvärvar ny kunskap och kunnande.

Projektstart

Ordna projektredovisning i början av projektet så att kostnaderna för projektet kan identifieras och att anslutning av kostnaderna till redovisningen enkelt kan verifieras.

Acceptabla kostnader

De stödberättigande kostnaderna för projektet måste vara i enlighet med projektplanen, nödvändiga för genomförandet av projektet och i ett rimligt belopp.

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Från Co-Innovation och forskning till business

Stödberättigande kostnader överensstämmer med projektplanen som projektet ådrar sig under dess varaktighet

• direkta och indirekta lönekostnader
• resekostnader
• material- och tillbehörskostnader
• främst utrustningskostnader som används av projektet (minst 50% av den ekonomiska livslängden).
• köpta tjänster
• övriga kostnader måste alltid anges i projektdetaljer eller i en separat bilaga

Co-Creation

Acceptabla kostnader är i enlighet med projektplanen som projektet ådrar sig under dess varaktighet:

• kontanta löner
• personalbikostnader 50%
• allmänna kostnader 20%
• resekostnader
• material- och tillbehörskostnader
• köpta tjänster som är en förutsättning för genomförande av projektet

Projektkostnader som inte kan godtas

• forskningsarbete
• vederlagsfria kostnader t.ex. bidrag, donationer, priser
• kostnader för ekonomisk aktivitet
• representationskostnader (exklusive mötesutgifter relaterade till projektförhandlingar)
• reklam- eller marknadsföringskostnader
• utrustningskostnader

Lagen om upphandling

Mottagaren ansvarar för att följa lagen om upphandlings och upphandlingsinstruktionerna från sin egen organisation. Business Finland kan inte finansiera kostnader som bryter mot lagen om upphandling.

• Läs mera om lagen om upphandling och Business Finlands finansiering (pdf)

Projektstart

Vid behov ordnar Business Finlands expert ett startmöte för att diskutera praktiska frågor relaterade till projektgenomförande och övervakning.

Acceptabla kostnader

De stödberättigande kostnaderna för projektet måste vara i enlighet med projektplanen, nödvändiga för genomförandet av projektet och rimliga i kostnad.

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet.

Penninglön och övervakning av arbetstid

Varje person som arbetar med ett projekt måste hålla timtidsspårning av det arbete de utför på projektet. De utförda timmarna bör fördelas till de dagar då arbetet utfördes. Förutom projekttimmar måste den totala arbetstiden också övervakas om personen inte omfattas av arbetstidslagen eller ingen arbetstid har definierats för personen. Arbetstiden måste bekräftas minst en gång i månaden av projektledaren eller medarbetarledaren. Bekräftelse måste registreras i övervakningssystemet.

En personalkostnadsfaktor på 50% och en overheadkostnadsfaktor på 20% tillämpas på alla offentliga aktörers utvecklingsprojekt. Intressebolagets personalkoefficient är också högst 50% och omkostnadskoefficienten är alltid högst 20%.

Inköpstjänster och lagen om upphandling

Mottagaren ansvarar för att följa lagen om upphandling och upphandlingsinstruktionerna från sin egen organisation. Business Finland kan inte finansiera kostnader som bryter mot lagen om upphandling.

Räkenskaperna måste innehålla inköpsfakturor för de anskaffningar som tillhör projektet, som anger den produkt eller tjänst som köpts för projektet och projektidentifieraren. Business Finland accepterar inte allokering av inköp till ett projekt, till exempel på procentuell basis av inköpsfakturabeloppet.

Inköp från intresseföretag

Om inköpstjänsterna ska köpas från ett intresseföretag måste detta informeras om skyldigheten att övervaka arbetstid och projektredovisning och finansieringsvillkoren måste skickas till det intresseföretaget. 

• Läs mer om intresseinköp

Projektrapportering och betalning av finansiering

Den första raten, upp till 50%, kan betalas efter beviljandet av finansieringsbeslutet. De följande raterna kommer att betalas efter att framstegsrapporterna godkänts. Inga separata kostnadsredovisningar lämnas till Business Finland.

Business Finland har rätt att inte betala lånet i sin helhet även i samband med delårsrapporteringsperioden, om projektet inte fortsätter enligt genomförandeplanen.

Revisorn måste granska årsredovisningen. Revisorn måste vara en auktoriserad revisor.

Statskontorets skuldebrev

Finansieringen är ett lån vars praktiska arrangemang är på Statskontorets ansvar. Statskontoret skickar skuldebrevet snart efter att ni har godkänt finansieringsbeslutet.

Bekanta dig med statskontorets lånevillkor

Projektstart

Ordna projektredovisning omedelbart i början av projektet så att kostnaderna för projektet kan identifieras och kostnadens koppling till redovisningen kan verifieras utan problem, till exempel ditt eget kostnadsställe, projektnummer etcetera.

Varje person som arbetar med ett projekt måste hålla timtidsspårning av det arbete de utför på projektet. De utförda timmarna bör fördelas till de dagar då arbetet utfördes.

Acceptabla kostnader

Stödberättigande kostnader för ett projekt måste baseras på projektplanen och uppfylla finansieringsvillkoren.

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet så länge utgifterna uppstår under projektet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Inköp från intressenföretag

Om inköpstjänsterna ska köpas från ett intresseföretag måste detta informeras om skyldigheten att övervaka arbetstid och projektredovisning.

• Läs mera om intresseinköp

Finansieringsvillkor

Mer detaljerade instruktioner om projektredovisning och kostnadsspårning finns i finansieringsvillkoren.

Statskontorets skuldebrev

Finansieringen är ett lån vars praktiska arrangemang är på Statskontorets ansvar. Statskontoret skickar skuldebrevet snart efter att ni har godkänt finansieringsbeslutet.

• Bekanta dig med Statskontorets lånevillkor

Projektstart

Ordna projektredovisning i början av projektet så att kostnaderna för projektet kan identifieras och att anslutning av kostnaderna till redovisningen enkelt kan verifieras.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Intresseinköp

Om inköpstjänsterna ska köpas från ett intresseföretag måste detta informeras om skyldigheten att övervaka arbetstid och projektredovisning.

• Läs mera om intresseinköp

Projektstart

Vid startmötet kommer Business Finlands finansieringsexpert att granska detaljerna relaterade till genomförandet och uppföljningen av projektet.

Ordna projektredovisning genast i början av projektet så att kostnaderna för projektet kan identifieras och att anslutning av kostnaderna till redovisningen enkelt kan verifieras.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Projektrapportering

Bifoga som en bilaga till den första delrapporten en beskrivning av hur din projektredovisning och arbetstidsuppföljning uppfyller kraven i finansieringsvillkoren för innovationsstöd förskeppsbyggnadsindustrin.

För varje rapport, ange en kostnadsredovisning eller en redogörelse för kostnaderna för de innovativa delarna av de aktiviteter som nämns i projektplanen.

Den monetära ersättningen för de innovativa komponenterna i varje verksamhet som ska finansieras måste baseras på övervakningen av arbetstiden för de personer som arbetar. På begäran ska stödmottagaren tillhandahålla en uppdelning av de personer som har bidragit till det innovativa bidraget.

I kostnadsuppskattningen accepteras personalbikostnader som beräknade procentsatser, men allmänna omkostnader accepteras inte.

Projektstart

Organisera projektredovisning direkt i början av projektet så att kostnaderna för projektet kan identifieras och att anslutning av kostnaderna till projektredovisningen och den allmänna redovisningen enkelt kan verifieras.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Stödberättigande kostnader inkluderar köp av tjänster och en uppskjuten artikel som är berättigad till övriga kostnader, vilket är 20% av de köpta inköpstjänsterna.

Tjänster som köps från intresseföretag är inte stödberättigande kostnader.

Projektstart

Läs finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren noggrant.

Finansieringsvillkoren är en viktig del av beslutet och att villkoren är uppfyllda är ett villkor för betalningen av finansieringen. Utdrag ur finansieringsvillkoren:

• Finansieringen är de minimis och det totala beloppet läggs till mottagarens de minimis-periodisering, oavsett hur kostnaderna uppstår. Ackumuleringsövervakning är alltid stödmottagarens ansvar.
• Business Finland kan utbyta information om stödmottagaren med andra finansiärer och myndigheter.
• När stödmottagaren informerar om projektet och dess resultat måste den ange att Business Finland har finansierat projektet.

Projektredovisning

Ordna projektredovisningen i början av projektet så att kostnaderna för projektet kan identifieras och att anslutning av kostnaderna till redovisningen enkelt kan verifieras. Detta gäller inte för de beräkningsmässigt godtagbara personalkostnaderna för projektet eller för den beräknade posten av andra kostnader.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Lön och inköpstjänstkostnader för projektet accepteras för projektet. Kostnader accepteras på prestationsbasen och utan moms.

Kostnaderna måste ha betalats i det skede då de krediteras Business Finland. Fakturan för projektet kan därför betalas efter projektets slut så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet.

Finansieringsvillkoren beskriver mer detaljerat vilka kostnader som kan accepteras för projektet. De minimis-förordningen förbjuder till exempel direkta kostnader relaterade till exportvolymer, etablering och drift av ett distributionsnät och andra exportaktiviteter. Finansieringsvillkoren anger också hur annat offentligt stöd som mottagits för projektet kommer att påverka godtagandet av projektkostnaderna.

Penninglön och personalbikostnader

Projektet kan krediteras med den del av den totala penninglönen som en person arbetat för projektet. Den faktiska arbetsinsatsen måste jämföras med utvärderingen av projektplanen och avvikelser ska rapporteras i slutet av projektet.

Dessutom accepteras personalbikostnader på upp till 30% av penninglönen.

Ersättningen betalas från inköp av tjänster.

Köpta tjänster

De köpta tjänsterna måste vara experttjänster i enlighet med projektplanen. Tjänster som köpts inom samma grupp kan accepteras enligt fakturering. Tjänster som köps från andra intresseföretag är inte stödberättigande kostnader.

• Läs mer om intresseinköp

Beräknad rate för övriga kostnader

Övriga kostnader upp till 20% av totala löner och inköpstjänster. Övriga kostnader inkluderar till exempel

• allmänna omkostnader
• resekostnader
• material- och tillbehörskostnader
• apparatur
• lokalhyror
• molntjänster

Kostnader som ingår i övriga kostnader kan inte redovisas som direkta kostnader för inköp av tjänster!

Finansieringens utbetalning

När ni har godkänt finansieringsbeslutet och tillhörande finansieringsvillkor betalar Business Finland ut 70% av finansieringen i förskott. Resten betalas mot den godkända rapporten och upplupna kostnader i slutet av projektet.

Förändringar under projektet

Diskutera alltid i förväg med projektkontaktpersonen om eventuella ändringar i projektinnehåll, schema eller kostnader samt arrangemang för ditt företag.

Projektstart

Organisera projektredovisning direkt i början av projektet så att projektkostnader kan identifieras och deras koppling till redovisning enkelt kan verifieras.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet.

Stödberättigande kostnader är utgifter för byggande eller utveckling av forskningsinfrastrukturer som bedriver ekonomisk verksamhet, vilka är:

• har uppstått under projektets livstid (prestationsmotivering)
• finns i finansieringsmottagarens räkenskaper
• är i nettobelopp och exklusive moms.

Stödberättigande kostnader kan vara kostnader relaterade till investeringar i materiella och immateriella tillgångar i enlighet med projektplanen.

Förutom anskaffningskostnader kan kostnader för personal, resor, allmänna och inköpta tjänster som direkt uppkommit vid byggande eller förnyelse av infrastrukturen accepteras.

Projektstart

Ordna projektredovisning i början av projektet så att kostnaderna för projektet kan identifieras och att anslutning av kostnaderna till redovisningen enkelt kan verifieras. Bifoga till den första delrapporten en beskrivning av hur din projektredovisning och tidsspårning uppfyller kraven i finansieringsvillkoren.

Granska också finansieringsbeslutet med den person som är ansvarig för ditt företags konton (bokföringsbyrå, egen revisor).

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet.

Penninglön och övervakning av arbetstid

Varje person som arbetar med ett projekt måste hålla timtidsspårning av det arbete de utför på projektet. De utförda timmarna bör fördelas till de dagar då arbetet utfördes. Förutom projekttimmar måste den totala arbetstiden också övervakas om personen inte omfattas av arbetstidslagen eller ingen arbetstid har definierats för personen. Arbetstiden måste bekräftas minst en gång i månaden av projektledaren eller medarbetarledaren. Bekräftelse måste registreras i övervakningssystemet.

Inköpstjänster och lagen om upphandling

Räkenskaperna måste innehålla inköpsfakturor för de anskaffningar som tillhör projektet, som anger den produkt eller tjänst som köpts för projektet och projektidentifieraren. Business Finland accepterar inte allokering av inköp till ett projekt, till exempel på procentuell basis av inköpsfakturabeloppet.

Om inköpstjänsterna ska köpas från ett intresseföretag måste detta informeras om skyldigheten att övervaka arbetstid och projektredovisning och finansieringsvillkoren måste skickas till det intresseföretaget. 

• Läs mer om intresseinköp

Projektrapportering

Finansieringen utbetalas i efterskott på grundval av rapporter och kostnadsredovisningar, med undantag för den första raten som betalas som lånefinansiering. Förskottsbetalningen av lånet betalas när du har godkänt Business Finlands finansieringsbeslut och undertecknat Statskontorets skuldebrev. Statskontoret administrerar lån som beviljats av Business Finland, läs lånevillkoren på Statskontorets webbsidor.

Minst 10% av det beviljade bidraget och 20% av lånekapitalet betalas först efter att den slutliga rapporten har godkänts och om tillräckliga stödberättigande kostnader har uppkommit för projektet.

Redovisa alla projektkostnader som uppkommit i projektet i enlighet med projektplanen och finansieringsvillkoren. Kostnaderna måste ha betalats i det skede då de krediteras Business Finland. För fakturor i utländsk valuta används växelkursen för betalningsdagen. Kostnaderna accepteras på prestationsbasis och utan moms. I inköpsfakturan måste anges vilken del av den som hänför sig till projektet.

• Läs mer på sidan Rapportering.