Ohjausryhmä Co-Research- ja Co-Innovation-tutkimusprojekteissa

Co-Research- ja Co-Innovation-tutkimusprojekteissa on oltava ohjausryhmä, Co-Creation-projekteissa ohjausryhmää ei vaadita.

Tutkimusorganisaatio ehdottaa rahoituksen hakuvaiheessa tutkimuksen ohjausryhmän kokoonpanoa. Business Finland hyväksyy ohjausryhmän rahoituspäätöksen yhteydessä, kokoonpano vahvistetaan ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa. Co-Innovation-yhteishankkeen osallistujat voivat sopia, että tutkimusprojektin ohjausryhmä toimii myös yhteishankkeen seurannan ja ohjauksen tukena. 

Ohjausryhmällä on neuvoa-antava rooli. Sillä ei ole eikä sille voi delegoida rahoituksen saajaa sitovaa päätösvaltaa projektissa. Ohjausryhmälle valitaan puheenjohtaja (mielellään tulosten hyödyntäjä, muu kuin Business Finlandin edustaja tai projektin vastuuhenkilö) ja sihteeri. Asiantuntijajäsenet valitaan ryhmään henkilöjäseninä asiantuntijuuden perusteella. Asiantuntija voi toimia samanaikaisesti useissa projekteissa ohjausryhmän jäsenenä. 

Tutkimusprojekti raportoidaan Business Finlandin asiointipalvelun kautta kaksi kertaa vuodessa, samoin Co-Innovation-yhteishankkeen yritysprojektit. Ohjausryhmän kokoukset järjestetään yleensä lähellä raportointiaikoja. 

Ohjausryhmä Research to Business -projekteissa

Research to Business -projektin ohjausryhmässä on vain henkilöjäseniä, jotka pääsääntöisesti eivät ole rahoituksen saajan työntekijöitä.

• Ohjausryhmässä on oltava kaupallistamista tarkasteleva asiantuntija, kuten asiantuntija elinkeinoelämästä tai rahoituksen saajan innovaatioyksiköstä.
• Rahoituksen saajalle palveluja myyvä konsultti tai muu palveluntarjoaja ei ole ohjausryhmän jäsen.

Projektin vastuullinen johtaja voi toimia ohjausryhmässä puheenjohtajana. Projektin keskeiset tutkijat voivat olla läsnä ohjausryhmän kokouksissa.

Osana projektin seurantaa R2B-projektin ohjausryhmä valvoo, että vähintään 40 % projektin hyväksyttävistä kustannuksista käytetään kaupallistamisen valmistelutoimiin.

Ohjausryhmä tekijöiden tukena

Ohjausryhmä avustaa tekijöitä projektin kuluessa ja muun muassa 

• tukee tutkijoita tavoitteiden saavuttamisessa sekä edistää tulosten hyödyntämistä
• vahvistaa tutkimussuunnitelman, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman ja seuraa projektin tavoitteiden, budjetin sekä muiden resurssien toteutumista  
• hyväksyy pienet muutokset projektin toteuttamisessa, mutta merkittäviin projektimuutoksiin (esimerkiksi aikataulu ja kustannusmuutokset) on saatava kaikkien rahoittajien tai muuta projektille välttämätöntä panostusta antaneiden organisaatioiden hyväksyntä
• seuraa hyödyntämissuunnitelman ja yhteistyön - myös kansainvälisen yhteistyön - toteutumista sekä yhteishankkeen konsortiosopimuksen toteutumista
• tiedottaa projektin tuloksista ja on mukana suunnittelemassa myös tulosten laajempaa levittämistä. Tavoitteena on tulosten tehokas ja laaja-alainen hyödyntäminen kotimaisessa elinkeinoelämässä ja yhteiskunnassa.

Ohjausryhmän kokousten agenda

Ensimmäisessä kokouksessaan ohjausryhmä sopii toimintatavoistaan

Kokouksen agendalla on 

• Ohjausryhmän järjestäytyminen: puheenjohtajan ja sihteerin valinta
• Ohjausryhmän kokoonpano: jäsenet, varajäsenet ja asiantuntijat + osallistujien lyhyt esittäytyminen
• Business Finlandin puheenvuoro: ohjausryhmän tehtävät, Business Finlandin rooli, odotukset hankkeelle, päätöksen perustelut, rahoitusehdot
• Projektinaikainen luottamuksellisuus, salassapito ja konsortiosopimus
• Kokouskäytännöt (esim. vakiokokous jokaisen raportointikauden päättymisen jälkeen, työpajat) ja päätöksentekomenettely
• Tutkimussuunnitelman, siihen liittyvien yhteistyö-, hyödyntämis- ja kansainvälisen yhteistyön suunnitelmien sekä tutkimusprojektien kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman hyväksyminen (yhteishankkeissa tutkimusosapuolikohtaisesti)
• Projektin tausta-aineistojen kartoitus ja niihin liittyvistä periaatteista sopiminen (tarvittaessa)
• Yritysten projektien yleisesittely ja odotukset yhteistyöltä
• Projektin tulosten tiedottamisesta ja julkaisu- ja suojauskäytännöistä sopiminen
• Kokousaikataulu: ohjausryhmän kokoukset, työpajat, seminaarit

Projektin aikaisissa kokouksissa agendalla on   

• Tutkimuksen eteneminen kohti asetettuja tavoitteita:
  • keskeiset toimenpiteet, tulokset ja niiden hyödyntäminen
  • kansainvälinen yhteistyö
  • kustannuskertymä ja aikataulu suhteessa suunnitelmaan
  • rahoitussuunnitelman sekä muun välttämättömän panostuksen toteutuminen
  • seuraavan kauden suunnitelmat, resurssit
  • tarve projektimuutoksille 
• Yritysten tavoitteet, tulokset, seuraavan kauden suunnitelmat ja yhteistyö
• Yhteishankkeen eteneminen ja yhteistyö
• Tutkimuksen/yhteishankkeen verkottumisen ja hyödyntämissuunnitelman seuranta ja päivittäminen, esim. ulkoinen tiedottaminen ja julkaisut, työpajat ja muut tilaisuudet, tulosten hyödyntäminen opetuksessa - mitä tehty ja mitä tehdään jatkossa?

Viimeisissä kokouksissa keskitytään projektin tuloksiin, niiden arviointiin ja hyödyntämiseen

• Tulokset
  • Keskeiset tulokset ja niiden merkitys yhteishankkeessa mukana oleville yrityksille ja muille potentiaalisille hyödyntäjille
  • Tulosten edellyttämä jatkojalostaminen ennen hyödyntämistä
• Hyödyntäjät ja verkottuminen
  • Tulosten hyödyntämisnäkymät Co-Research/Co-Innovation-konsortion sisällä ja laajemmin
  • Mitä potentiaalisten hyödyntäjien ja käyttäjien tarpeita tuloksilla voidaan ratkaista?
  • Projektin kotimainen ja kansainvälinen verkosto, onko tavoitteiden mukainen?
• Osaaminen ja tulosten hyödyntäminen
  • Toimenpiteet tulosten laajemmaksi levittämiseksi, esim. viestintä eri kanavilla, työpajat ja seminaarit
  • Tulosten hyödyntäminen esim. yritysten tuotekehitysprojekteissa
  • Projektin tulosten hyödyntäminen opetuksessa tai asiantuntijapalveluissa
• Projektin hallittu päättäminen
  • Loppuraportointi ja kustannustilitykset
  • Systemaattinen palaute ohjausryhmältä projektin tuloksista ja merkityksestä